Čini se da vlada uvriježeno gledište kako je projektni menadžment složena akademska tvorevina za koju treba opsežno obrazovanje da se nauči. Istina je da je projektni menadžment složena disciplina. Međutim, to ne znači da ne možemo usvojiti osnove tog koncepta vrlo brzo. Primjerice, možemo naučiti nešto o kuhanju vrlo brzo, naročito ako nas tome pouči vrhunski šef. Već sutradan možete bolje kuhati. Zašto ne bismo to primijenili i na projektni menadžment?
Što je projekt?
Na početku odgovorimo na pitanje što je uopće projekt. Projekt se obično definira kao pothvat koji traje u određenom vremenskom periodu te završava nekim konkretnim rezultatom. Primjerice, projekt može biti isporučiti neki proizvod po narudžbi kupca ili pružiti neku uslugu. No projekt može biti i gradnja neke zgrade. Dakle, uočavamo da projekti mogu biti manje i više složeni. Ako ste poduzetnik, iz ovoga možete lako zaključiti koji bi dio poslovanja spadao u kategoriju projekta, a koji u operativne zadatke. Jako je važno razgraničiti projekte od ostalih poslova koji se obavljaju u tvrtki. (To ćemo detaljnije pokušati objasniti u nekom od idućih članaka.)
Sad kad smo definirali što je projekt, recimo nešto o tome kako se on vodi. Evo primjera. Zamislite da ste dobili narudžbu da namještajem opremite prostor od 5000 kvadrata. Možda pomislite: “Vrlo zahtjevan projekt!”. Da, mogli biste u tom trenutku spomenuti riječ “projekt”, iako još nemate implementiran koncept projektnog menadžmenta u poslovni proces. Što ćete uraditi? Hoćete li taj projekt zbilja izvršiti prema principima projektnog menadžmenta ili inako, po osjećaju, intuitivno? Pokušajmo ovaj put koristiti koncept projektnog menadžmenta.
Faze projekta
Projekt se inicira imenovanjem projektnog tima, koji vodi projektni menadžer. Znači li to automatski da će projekt biti izvršen? Ne znači. Naime, nakon imenovanja projektnog tima projekt se odvija kontrolirano prema projektnim fazama, a započinje planiranjem.
Faza planiranja
Što se događa u fazi planiranja? U fazi planiranja razrađuju se faze projekta i zadaci, vremenski okvir te procjenjuju troškovi i rizici. Faza planiranja završava projektnim planom koji se nakon toga daje upravi na odobrenje. U tom trenutku uprava ima na raspolaganju sve potrebne informacije u pogledu obima posla (eng. scope), vremenskog okvira projekta (eng. time) i uključenih troškova (eng. costs).
Odobrenje projektnog plana
Uprava potom u dogovoru s kupcem i projektnim timom može odobriti projektni plan, odbaciti ga, primjerice ako se uoči da nije isplativ ili izvediv, ili ga vratiti projektnom timu na doradu. Odobrenje poslovnog plana obično prati ugovor koji se zaključuje s kupcem. Odobreni projektni plan je znak da je projektni tim na dobrom pravcu i da ima podršku sudionika (eng. stakeholders), a naročito uprave svoje tvrtke.
Faza izvršenja i monitoring
Kad projektni plan bude odobren, kreće se u realizaciju prema utvrđenom rasporedu faza i zadataka. Zadatak projektnog menadžera je da koordinira realizaciju projekta. On sakuplja potrebne informacije i sukladno njima djeluje te periodično obavještava sudionike (upravu i kupca) o statusu projekta i eventualnim problemima koji se javljaju.
Procjena rezultata
Svaki projekt završava konkretnim rezultatom koji mora biti u skladu s projektnim planom. Na kraju projektni menadžer predaje rezultat projekta na odobrenje sudionicima (upravi tvrtke koja odgovara za projekt i kupcu kao naručitelju).
Zaključivanje projekta
Kad je rezultat projekta odobren, on se predaje kupcu i tim korakom projekt završava, a projektni tim se raspušta.
Zašto je dobro uvesti projektni menadžment u poslovni proces
Ovo je sažeti pregled projektnog menadžmenta. Kao što smo rekli u uvodu, radi se o vrlo složenom konceptu. Međutim, pojednostavljene modele projektnog menadžmenta kao što je ovaj mogu usvojiti i primjenjivati svi poslovni subjekti, uključujući i mikro tvrtke i obrti koje imaju samo jednog ili dva zaposlena. Projektni menadžment omogućuje nesmetano odvijanje složenih poslovnih procesa te odgovarajući monitoring nad tim procesima. Takav način poslovanja doprinosi povećanju produktivnosti i smanjenju stresa. Nije li to što svi želimo?
Projektni menadžment omogućuje nesmetano odvijanje složenih poslovnih procesa te odgovarajući monitoring nad tim procesima. Takav način poslovanja doprinosi povećanju produktivnosti i smanjenju stresa.
Važnost digitalnih alata
Danas se projekti obično vode u digitalnim alatima. Međutim, tvrtke ne moraju kupovati skupe digitalne alate kako bi mogle voditi svoje projekte. Navedimo neke od digitalnih alata koje se može dobiti po vrlo povoljnim cijenama: Microsoft Plannner, Trello, Asana, monday.com, ClickUp, Notion, Evernote itd. Što je karakteristično za te digitalne alate? Oni omogućuju članovima projektnog tima da znaju što trebaju napraviti i u kojem roku. Osim toga, ti alati omogućuju efikasnu komunikaciju i kolaboraciju na jednoj platformi, tako da se članovi projektnog tima mogu odvojiti od klasične komunikacije mailovima i telefonom. U edukacijama o projektnom menadžmentu često nedostaje upravo taj informatički segment.
